Pedaqoji Şuranın protokol kitabı necə yazılmalıdır ?

Pedaqoji Şuranın protokol kitabı necə yazılmalıdır ?

Pedaqoji Şuranın protokol kitabı məktəbin rəsmi sənədidir və iclasın gedişini, qəbul olunan qərarları, məsuliyyət və nəzarət xəttini yazılı şəkildə qoruyur. Bu kitabın əsas dəyəri ondadır ki, illər sonra da eyni sualın cavabı tapılır. İclas nə vaxt keçirilib, nə müzakirə olunub, hansı qərar qəbul edilib, kim cavabdeh olub, nə vaxt icra olunmalı idi. Buna görə protokol kitabı təsadüfi üslubla yox, eyni ardıcıllıq və eyni yazı qaydası ilə aparılmalıdır.

Protokol kitabını yazmağa başlamazdan əvvəl kitab sənəd kimi hazır vəziyyətə gətirilir. Səhifələr ardıcıl nömrələnir və kitab qaytanlanır. Məqsəd sonradan səhifə əlavə etmək və ya çıxarmaq kimi riskləri aradan qaldırmaqdır. Kitabın titul hissəsində məktəbin adı və sənədin adı göstərilir. Kitab məktəbdə saxlanılır və məsul şəxs tərəfindən qorunur.

Hər iclas protokolu eyni yazı məntiqi ilə qurulur. Protokolun əvvəlində iclasın tarixi, keçirildiyi yer, başlama vaxtı, sədrlik edən şəxs və katib qeyd edilir. İştirak edənlərin sayı və ya iştirakçı siyahısının mövcudluğu göstərilir. Əgər iştirakçı siyahısı ayrıca sənəddirsə, protokolda bu barədə qeyd verilir və siyahı əlavə kimi göstərilir. Sonra gündəlik məsələlər ardıcıl yazılır. Gündəlikdə hər mövzu qısa və aydın adlandırılmalıdır ki, sonradan protokolu açanda müzakirənin nə barədə olduğu dərhal görülsün.

Gündəlikdən sonra müzakirə hissəsi yazılır. Burada məqsəd çıxışların hamısını uzun-uzadı köçürmək deyil. Məqsəd müzakirənin mahiyyətini, əsas fikir xəttini və verilən təklifləri qısa, anlaşıqlı şəkildə protokollaşdırmaqdır. Hər məsələ üzrə kimlərin çıxış etdiyi və çıxışın mahiyyəti 2–3 cümlə ilə verilir. Müzakirənin sonunda həmin məsələ üzrə hansı təkliflərin səsləndiyi qeyd olunur. Bu hissə emosional ifadələrlə yox, fakt və iş dili ilə yazılmalıdır.

Protokolun ən vacib hissəsi qərarlar bölməsidir. Qərar bəndləri ümumi cümlə ilə yazılanda protokol idarəetmə sənədi olmur. Qərar bəndi icra edilə bilən tapşırıq kimi qurulmalıdır. Hər qərar bəndində görüləcək iş dəqiq yazılır, məsul şəxs və ya məsul struktur göstərilir, icra müddəti qeyd olunur, nəzarətin kimdə olduğu və icranın hansı sənədlə bağlanacağı göstərilir. Məsələn arayışla, monitorinq nəticəsi ilə, tədbir planı və icra cədvəli ilə. Bu elementlər qərarın icrasını izlənən edir və növbəti iclasda hesabat tələb etməyi asanlaşdırır.

İclasda dinlənilən məruzələr, hesabatlar, arayışlar, monitorinq materialları protokol kitabının içinə yapışdırılmır və kitabın içində saxlanılmır. Onlar ayrıca əlavələr qovluğunda toplanır. Amma protokolda həmin sənədlərin izi mütləq qoyulur. Hər əlavə üzrə sənədin adı, müəllifi və tarixi göstərilir, hansı gündəlik məsələsinə aid olduğu qeyd olunur. Belə olanda sonradan həmin sənədi tapmaq asan olur və protokolla materialın əlaqəsi itmir.

Protokol kitabında düzəliş xüsusi qayda ilə aparılır. Silmə, ağartma, pozma, üstündən qapama yolverilməzdir. Düzəliş lazım olanda səhv hissə bir xəttlə oxunacaq şəkildə kənara alınır, doğru variant yanında yazılır, düzəlişin tarixi qeyd olunur və katibin imzası ilə təsdiqlənir. Zərurət olduqda sədrin imzası da əlavə olunur. Bu qayda protokolun etibarlılığını qoruyur və sənədin sonradan dəyişdirilməsi şübhəsini aradan qaldırır.

Qərarların icraya çatdırılması üçün protokol çıxarışları hazırlanır. Katib protokoldan icra üçün lazım olan qərar bəndlərini çıxarış şəklində tərtib edir və icraçılara təqdim edir. İcraçıların tanış olması yazılı şəkildə qeydə alınır. Bu addım qərarın kağızda qalmasının qarşısını alır və icra intizamını gücləndirir. İcra prosesində toplanan arayışlar və digər sübut sənədləri həmin iclasın əlavələrinə əlavə olunur.

Protokol tamamlandıqdan sonra iclasın sədri və katibi protokolu imzalayır. İmza protokolu rəsmi sənəd kimi bağlayır. Protokol kitabı ardıcıllıqla aparılır, protokollar arasında boşluq saxlanmır, sonradan əlavə vərəq salınması üçün şərait yaradılmır. Protokol kitabı qorunur, arxiv intizamı ilə saxlanılır və yalnız zəruri hallarda baxış üçün təqdim edilir.

Bu qaydalarla yazılan protokol kitabı məktəbdə sadəcə qeyd dəftəri kimi qalmır. Şuranın qərarlarını, məsuliyyəti, nəzarəti və icranın sübutlarını bir yerdə saxlayan rəsmi idarəetmə sənədinə çevrilir.